Este artículo también está disponible en:
La elaboración del informe anual de actividad de tu empresa es una de las actividades que incluimos de forma gratuita en nuestros servicios si has estado con nosotros durante ese ejercicio. También es el procedimiento más exigente requerido para la correcta contabilidad de la empresa.

¿Qué contiene ese informe anual?

Es una recopilación de todos los elementos fiscales que definieron la actividad de la empresa en ese año fiscal. Debe incluirlo todo, desde tus facturas, documentos y movimientos bancarios hasta impuestos pagados, IVA, etc. Por eso te pedimos cualquier información que no tenemos cuando empezamos a prepararla a principios del año siguiente.

Una parte fundamental del proceso es analizar si la empresa experimentó beneficios durante ese ejercicio o, por el contrario, perdió dinero y terminó el año en cifras negativas.

¿Cómo puedo estar en números rojos?

Las empresas experimentan pérdidas con más frecuencia de lo que parece. No es raro que las startups, por ejemplo, muestren números negativos durante sus primeros años de existencia. Tampoco es raro que los miembros de una empresa financien el negocio durante los primeros meses o incluso años, cuando apenas hay ganancias, con sus fondos personales.

Esto generalmente se realiza en forma de préstamos personales del miembro de la empresa a la misma.

Cuando hay pérdidas …

Si los números son positivos, no hay de qué preocuparse. La empresa puede reinvertir ese dinero (conservarlo) o puede distribuir las ganancias (en forma de dividendos). Sin embargo, experimentar pérdidas es problemático por una razón importante: significa que la empresa se encuentra en una situación de quiebra. Tal resultado puede tener consecuencias desagradables, incluido el cierre de la empresa.

¿Qué podemos hacer en ese escenario? Bueno, echemos un vistazo …

¿Está la empresa actualmente al día?

A veces, la empresa cierra el año financiero con pérdidas, pero luego el dinero comienza a fluir y, para cuando se va a preparar y enviar el informe anual, todo está bien. La empresa tiene ahora beneficios y ha evitado el escenario de quiebra.

En esa situación, no necesitas preocuparte. Declararemos que la empresa tuvo un período de pérdidas pero el flujo de caja es ya positivo, por lo que no se requiere ninguna acción adicional.

Si la empresa sigue teniendo cifras negativas …

Sin embargo, si la empresa sigue mostrando pérdidas, hay tres cosas que se pueden hacer:

1. Refinanciar la empresa aumentando el capital social

Imagina que tu empresa acaba el ejercicio con una deuda de 3.000 €. Una solución para revertir esta situación es refinanciar la empresa aumentando su capital social. Por ejemplo, si la empresa está formada por tí y tu socia Jane, y ambos sois accionistas poseyendo cada uno el 50% de las acciones, podéis aumentar el capital social en 3.000 €, pagando 1.500 € cada uno, para evitar el escenario de quiebra.

El incremento y pago del capital social se puede hacer online. Deberéis pagar esta contribución adicional, obtener un extracto o recibo del pago de esta contribución de capital social del banco y proceder a aumentar el capital social de la empresa en el registro como se muestra en este artículo.

2. Declarar esos costes como «Gastos intangibles».

Muchas veces, cuando una empresa está comenzando, invierte mucho en activos intangibles, como trabajo o costos de desarrollo o diseño relacionados con el sitio web, la plataforma tecnológica de la empresa o su infraestructura.

Si la mayor parte de los gastos de su empresa, los que causaron la situación de quiebra, entran en esta categoría, podéis afirmar que las cifras negativas se deben a dichos activos intangibles. Esto representa una inversión en la empresa y, como tal, no es dinero «perdido», sino «invertido».

En esa situación, podéis firmar una declaración alegando que vuestros gastos entran en alguna de estas categorías, incluyendo los documentos necesarios (facturas, recibos, etc) para justificarlos, y afirmar que queréis declararlos como activos intangibles de la empresa, evitando también en dicho caso la situación de bancarrota.

¿Qué se puede considerar un activo intangible? Algunos ejemplos incluyen:

Costos de diseño de la marca, imagen corporativa o plataforma tecnológica
Costos de desarrollo del sitio web, la aplicación o la plataforma tecnológica.
Trabajo de subcontratista en las plataformas o infraestructura de la empresa
Costos de adquisición de software para la infraestructura o plataforma tecnológica de la empresa
Adquisición de portátiles y dispositivos hardware requeridos por la empresa
Costos de mantenimiento de la infraestructura o plataforma tecnológica de la empresa

Todo lo que necesitáis hacer es firmar digitalmente un documento que contiene una especificación de estos activos intangibles. Tenemos una plantilla lista para eso que podéis utilizar. Solo necesitáiss agregar la descripción y costo de los elementos que se consideran activos intangibles y firmarlo. Nosotros mismos os enviaremos esta plantilla si decidís que es la mejor opción para vuestra empresa.

3. Renunciar a la deuda

Como mencionamos anteriormente, los fondos iniciales de una empresa joven en ocasiones provienen de sus miembros. Éstos hacen préstamos personales para apoyar a la empresa con su propio dinero.

Si la empresa aún está experimentando pérdidas en el momento de la preparación del informe anual, los miembros tienen la opción de renunciar a esta deuda que la empresa tiene con ellos (la empresa debe devolver el dinero a sus prestamistas). De esta manera, la deuda se cancela para la empresa. Sin embargo, esta opción debe considerarse el último recurso. ¿Por qué? Porque después de que los miembros renuncien a esta deuda, no tienen forma de recuperar su inversión excepto en forma de ganancias. Es decir, la empresa ya no les «devuelve» el préstamo (a interés cero) que los socios hicieron.

Eso significa que en lugar de simplemente recuperar el dinero que invirtieron, los socios necesitarían en el futuro recibir dividendos o salarios más adelante, cuando la empresa ya no tenga cifras negativas. Estos dividendos y salarios estarán posiblemente sometidos a impuestos.

A veces, sin embargo, esta es la mejor, o incluso la única opción disponible para los miembros de la empresa. Si decidís que esta es la mejor opción para vosotros, deberéis completar y firmar digitalmente un documento de renuncia donde todos los miembros declararán que renuncian a este dinero que prestaron a la empresa. Estaremos encantados de daros una plantilla de dicho documento.

Experimentar pérdidas durante un año fiscal es más común de lo que parece. Si esto sucede, es importante alejarse del escenario de quiebra y llevar a la empresa de vuelta un estado de fluidez de caja.

Si tienes dudas sobre cuál puede ser la mejor opción para ti, háznoslo saber.
¿Este artículo te resultó útil?
Cancelar
¡Gracias!