Lo primero que tienes que tener claro es diferenciar si se trata de profesionales o particulares.

Freelancers y profesionales

En este caso, es tan simple para ellos como emitir una factura a tu empresa. Nuestra sugerencia es que, si son europeos, obtengan un número de VAT. Si tu empresa también tiene un número de VAT, su factura indicará un IVA del 0%.

Particulares

Puede darse el caso de que no esté permitido para personas físicas el cobro de servicios que ofrecen a tu empresa.

Para evitar cualquier problema, siempre se debe firmar un contrato de trabajo o servicios con ellos. Este contrato debe incluir al menos lo siguiente:

• La información completa del proveedor del servicio, incluido el nombre completo, la dirección completa y el número de identificación fiscal (importante).
• El servicio a realizar.
• Las horas a asignar, ya sean periódicas (Ej. 2h/semana) o totales (un total de 30 horas).
• Una cláusula que especifique claramente que el proveedor del servicio es responsable de declarar y pagar los impuestos correspondientes a esa actividad en su país de residencia.
• Este contrato debe estar escrito en inglés, en la medida de lo posible, para poder incluirlo en la contabilidad de tu empresa y enseñárselo a las autoridades si lo requieren.

¿Aceptar servicios de personas físicas es problemático para mi empresa?

No tiene por qué serlo si sigues las instrucciones que hemos especificado para el contrato. Esta persona, dependiendo de su país de residencia y la legislación aplicable, puede o no tener problemas con la oficina fiscal local, pero esa es su responsabilidad, por supuesto. Nuestro interés es el estricto cumplimiento de tu empresa con la legislación.

A veces, una empresa contrata los servicios de un individuo (no un freelancer), debido a su negativa o incapacidad para registrarse como profesional, y esto puede generar algunas dudas para la empresa que recibe el servicio. Si no sabes cómo crear estas facturas o cómo pagar a tus contratistas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros aquí.

Actualizado el: 19/11/2025