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Lo primero que tienes que tener claro es diferenciar si se trata de profesionales o particulares.

Freelancers y profesionales
En este caso, es tan simple para ellos como emitir una factura a tu empresa. Nuestra sugerencia es que, si son europeos, obtengan un número de VAT. Si tu empresa también tiene un número de VAT, su factura indicará un IVA del 0%.

Particulares
Puede darse el caso de que no esté permitido para personas físicas el cobro de servicios que ofrecen a tu empresa.

Para evitar cualquier problema, siempre se debe firmar un contrato de trabajo o servicios con ellos. Este contrato debe incluir al menos lo siguiente:

La información completa del proveedor del servicio, incluido el nombre completo, la dirección completa y el número de identificación fiscal (importante).

El servicio a realizar.

Las horas a asignar, ya sean periódicas (Ej. 2h/semana) o totales (un total de 30 horas).

Una cláusula que especifique claramente que el proveedor del servicio es responsable de declarar y pagar los impuestos correspondientes a esa actividad en su país de residencia.

Este contrato debe estar escrito en inglés, en la medida de lo posible, para poder incluirlo en la contabilidad de tu empresa y enseñárselo a las autoridades si lo requieren.

¿Aceptar servicios de personas físicas es problemático para mi empresa?

No tiene por qué serlo si sigues las instrucciones que hemos especificado para el contrato y tu empresa ha realizado un acuerdo respetando la ley estonia.
Esta persona, dependiendo de su país de residencia y la legislación aplicable, puede o no tener problemas con la oficina fiscal local, pero esa es su responsabilidad, por supuesto. Nuestro interés es el estricto cumplimiento de tu empresa con la legislación.

A veces una empresa contrata los servicios de un individuo (no un freelancer), debido a su negativa o incapacidad para registrarse como profesional, y esto puede generar algunas dudas para la empresa que recibe el servicio. Si no sabes cómo crear estas facturas o cómo pagar a tus contratistas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros aquí.
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