Opciones conciliar movimientos bancarios y cómo elegir la correcta
Conciliar tus transacciones es esencial para mantener registros financieros limpios, garantizar una contabilidad sin problemas, el cumplimiento fiscal y proporcionar una visión clara de las finanzas de tu negocio. A continuación, encontrarás varias opciones de conciliación disponibles en Companio, cada una sirviendo propósitos específicos.
Descripción: Coincide las transacciones entrantes con las facturas de ventas emitidas a tus clientes.
- Usar para: Coincidir transacciones con facturas para servicios digitales o bienes entregados por tu empresa a clientes. Por ejemplo, si has proporcionado servicios de diseño web a un cliente, coincidirías el pago recibido con la factura de venta correspondiente.
- No usar para: Gastos o ingresos no justificados por un documento que demuestre un servicio entregado a tu cliente por tu empresa. Intereses recibidos o reembolsos de tu banco.
Descripción: Coincide las transacciones salientes con las facturas de compra de proveedores.
- Usar para: Coincidir transacciones con facturas para bienes o servicios entregados a ti. Por ejemplo, si has comprado suministros de oficina a un proveedor, coincidirías el pago realizado con la factura de compra recibida.
- No usar para: Gastos personales (usar gastos no relacionados con el negocio) como comidas, bebidas o ropa.
Descripción: Identifica gastos personales pagados con fondos corporativos.
- Usar para: Identificar gastos como comida, bebidas, comidas o ropa pagados con fondos corporativos. Por ejemplo, si has usado tu tarjeta de crédito de la empresa para pagar un café o almuerzo, lo categorizarías como un gasto personal.
- No usar para: Gastos que son gastos de negocios y tienen una factura de compra clara emitida por el proveedor o proveedor de bienes.
- Ten en cuenta: Estos gastos conllevan pago de impuestos en Estonia (Taxation act, § 51.).
Descripción: Indica tarifas o comisiones bancarias.
- Usar para: Identificar cargos bancarios mensuales por mantenimiento de cuenta o tarjeta. Por ejemplo, si tu banco deduce una tarifa mensual por mantener tu cuenta comercial, lo categorizarías como una cuota bancaria.
- No usar para: Gastos no relacionados con tarifas o comisiones bancarias.
Descripción: Indica las tasas y tarifas que se pagan al gobierno estonio por actividades relacionadas con el registro, pago de impuestos, etcétera.
- Usar para: pago de impuestos o IVA tras la elaboración de tus informes a la oficina de Hacienda Estonia (EMTA).
- También para: Identificar tasas gubernamentales por cambios comerciales. Por ejemplo, si has pagado tasas de registro para actualizar la información de la empresa ante las autoridades, lo categorizarías como una cuota estatal.
- No usar para: Servicios pagados a instituciones gubernamentales, notarios o abogados por servicios que necesitan una factura.
Descripción: Indica reembolsos emitidos por el estado, la oficina de impuestos, EMTA, el registro de empresas e-Business u entidades similares, a la empresa.
- Usar para: Reembolsos de impuestos pagados en exceso, devoluciones por tasas excesivas pagadas a entidades gubernamentales o reembolsos del registro de empresas e-Business por pagos relacionados con el registro.
- También para: Identificar reembolsos recibidos de la oficina de impuestos u otras agencias gubernamentales por pagos excesivos o cargos erróneos.
- No usar para: Reembolsos de entidades privadas, reembolsos por servicios prestados por notarios, abogados u otros profesionales privados.
Descripción: Indica las dietas diarias para viajes de negocios aprobados.
- Usar para: Identificar reembolsos por gastos diarios durante viajes de negocios. Por ejemplo, si has recibido una dieta diaria para comidas durante un viaje de negocios, lo categorizarías como una dieta diaria.
- No usar para: Alojamiento o billetes de avión (esos son compras y necesitan una factura), pagarte un "salario" utilizando la dieta diaria como excusa.
Descripción: Indica transacciones entre cuentas bancarias corporativas.
- Usar para: Indicar transferencias entre cuentas comerciales. Por ejemplo, si has transferido fondos de tu cuenta corriente comercial a tu cuenta de ahorros comercial, lo categorizarías como un movimiento interno de fondos.
- No usar para: Transacciones entre tu empresa estonia y otra empresa, incluso si posees ambas empresas. Interno significa de la misma empresa exacta.
Descripción: Indica que un miembro de la empresa realizó un gasto personal con los fondos corporativos de la empresa y luego reembolsó el dinero a la empresa. Se relacionará con dos transacciones. Una de ellas es la transacción del gasto. La otra (por la cantidad exacta) debe provenir de la cuenta personal de uno de los miembros de la empresa (se verificará el remitente de la transacción).
- Usar para: indicar que realizaste un gasto no relacionado con el negocio con los fondos de la empresa pero reembolsaste ese dinero a la empresa.
- No usar para: transferir dinero entre dos entidades o individuos que no tienen nada que ver con la empresa. Estas transacciones a terceros requieren facturas de venta o compra.
Descripción: Indica pagos por contribuciones de capital social.
- Usar para: Declarar pagos por contribuciones de capital social. Por ejemplo, si un accionista agrega fondos adicionales a la empresa después de aumentar el capital social, lo categorizarías como una contribución de capital social.
- No usar para: Dividendos.
Descripción: Indica pagos de dividendos de la empresa a los accionistas.
- Usar para: Distribuir ganancias a los accionistas. Por ejemplo, si la empresa distribuye ganancias a sus accionistas al final del año fiscal, lo categorizarías como dividendos.
- No usar para: Pagar la contribución de capital social de tu empresa.
Descripción: Indica cargos de verificación de tarjetas de comerciantes.
- Usar para: Identificar pequeños cargos por verificación de tarjeta. Por ejemplo, si un comerciante cobra una tarifa nominal para verificar tu tarjeta de crédito, lo categorizarías como una verificación de tarjeta.
- No usar para: Tarifas de tarjetas de tu banco (usa la conciliación "Tarifas bancarias" para eso).
Descripción: Indica cashbacks bancarios por intereses ganados.
- Usar para: Registrar cashbacks por intereses ganados. Por ejemplo, si la cuenta bancaria de tu empresa ofrece recompensas de cashback por mantener un saldo mínimo, lo categorizarías como un cashback bancario.
- No usar para: Ingresos por intereses ganados en préstamos u otros activos que generan intereses, usa "Intereses recibidos" para eso.
Descripción: Estas dos conciliaciones cubren un escenario muy específico en el cual una cantidad de dinero se retiene como garantía por parte de una entidad bancaria, procesador de pagos o pasarela de pagos.
- Hay un banco o pasarela de pagos (por ejemplo: Stripe) que se utiliza para recibir dinero de tus clientes. Después de recibir algo de dinero, esta entidad retiene una cantidad como "Retención/Reserva de Fondos" como garantía para asegurarse de que tienes fondos para pagar en caso de contracargos, reembolsos, etc.
- Luego, después de algún tiempo, el banco/pasarela de pagos acredita este dinero de vuelta a la cuenta como "Liberación de Reserva de Fondos".
Descripción: Identifica una pequeña comisión o tarifa obtenida de un banco o proveedor de servicios por algún tipo de registro de afiliado o referencia. Esta comisión debe ser pequeña y ocasional. Si la actividad principal del negocio se basa en enlaces de afiliados o referencias para productos o servicios, necesitas solicitar una factura a las agencias con las que trabajas.
- Usar para: identificar pequeñas comisiones obtenidas por una referencia o registro de afiliado, por ejemplo, si refieres a un nuevo cliente a Revolut Business usando tu enlace de afiliado, ganas una pequeña comisión.
- No usar para: ingresos por afiliados o ingresos por referencias que son recurrentes, altos en volumen, o constituyen la actividad principal de tu negocio. Si tu negocio se basa en un blog donde recomiendas productos a tu audiencia y ganas comisiones de afiliados por ello, necesitas solicitar facturas a tus proveedores.
Descripción: Identifica una transacción saliente que añade dinero a una plataforma de inversión (por ejemplo, Mintos, eToro, Kraken, etc.). Esta transacción representa fondos que el cliente ha transferido desde su cuenta bancaria a la plataforma de inversión.
- Usar para: transacciones salientes desde la cuenta bancaria del cliente hacia una plataforma de inversión. Ejemplo: transferir 1000€ desde tu cuenta bancaria a tu cuenta en eToro.
- No usar para: cualquier otro tipo de transferencia que no esté relacionado con añadir fondos a una plataforma de inversión.
Descripción: Identifica una transacción entrante desde una plataforma de inversión de regreso a la cuenta bancaria del cliente. El dinero retirado puede ser una combinación del capital inicial recuperado y el retorno de la inversión. Al hacer esta conciliación, solicitamos a los clientes que especifiquen qué parte del monto retirado es capital y qué parte es interés recibido.
- Usar para: transacciones entrantes desde una plataforma de inversión a la cuenta bancaria del cliente. Ejemplo: retirar 1500€ desde tu cuenta en Kraken a tu cuenta bancaria, de los cuales 1000€ son capital y 500€ son intereses.
- No usar para: cualquier otro tipo de transacción entrante que no esté relacionado con retirar fondos de una plataforma de inversión.
- Nota: este matching antes aparecía como "Interés recibido". El nuevo matching es más completo ya que permite especificar cuanto de principal e interés se incluye en la transacción.
Descripción: Intercambios Internos se refiere a transacciones que ocurren dentro de una plataforma de inversión en la que tu negocio ha invertido (ej: eToro, Kraken, Peerberry). Estas transacciones son intercambios puramente internos dentro de la plataforma y no deben ser considerados para fines contables. Representan reasignaciones internas de fondos en lugar de ingresos o gastos externos.
- Usar para: Identificar movimientos dentro de una plataforma de inversión en la que estás invirtiendo que suceden meramente dentro de la propia plataforma como resultado de las operaciones de inversión en la misma.
- No usar para: Movimientos a fuentes externas, incluyendo pagos, facturas, comisiones, gastos de negocio, o transacciones salientes a cuentas personales.
Importante: Si tienes dudas, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda con la conciliación de transacciones y garantizar una contabilidad precisa.
- Reembolso/Refund: El anterior tipo de conciliación "reembolso" se ha discontinuado debido a mejoras en el sistema y requisitos de cumplimiento normativo. En adelante, los reembolsos deben coincidir con una nota de crédito para garantizar una documentación y contabilidad precisas. Si tu empresa emite un reembolso a un cliente, deberás generar una nota de crédito para registrar la transacción correctamente. Del mismo modo, si recibes un reembolso de un proveedor, asegúrate de que proporcionen una nota de crédito con fines de conciliación.
- Donaciones: Lamentamos informarte que la opción de conciliación de "donaciones" ya no es compatible en Companio. Esta decisión se tomó para optimizar nuestra plataforma y centrarnos en las funcionalidades principales. Si tu empresa participa en actividades de donación o caritativas, te recomendamos cambiar a otro proveedor.
- Préstamos Personales: Los préstamos personales ya no son compatibles en Companio. En su lugar, te recomendamos explorar métodos alternativos para financiar tu empresa, como aumentar el capital social. Los préstamos personales pueden complicar los registros financieros de tu empresa y pueden generar desafíos durante el informe anual, especialmente si tu empresa experimenta dificultades financieras o quiebra. Al aumentar el capital social, puedes inyectar fondos adicionales en tu empresa de manera transparente y conforme.
- Costos de Entretener a Invitados: Hemos descontinuado el soporte para gastos relacionados con el entretenimiento de invitados. Estos gastos, incluidas comidas, bebidas y entretenimiento, se consideran no relacionados con el negocio y pueden generar responsabilidades fiscales en Estonia. Es importante separar los gastos personales y comerciales para garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales y mantener registros financieros precisos. Recomendamos abstenerse de utilizar fondos corporativos para gastos de entretenimiento personal para evitar posibles implicaciones fiscales.
- Decremento del capital social: disminuir el capital social no forma parte de las actividades admitidas por Companio.
Factura de Ventas:
Descripción: Coincide las transacciones entrantes con las facturas de ventas emitidas a tus clientes.
- Usar para: Coincidir transacciones con facturas para servicios digitales o bienes entregados por tu empresa a clientes. Por ejemplo, si has proporcionado servicios de diseño web a un cliente, coincidirías el pago recibido con la factura de venta correspondiente.
- No usar para: Gastos o ingresos no justificados por un documento que demuestre un servicio entregado a tu cliente por tu empresa. Intereses recibidos o reembolsos de tu banco.
Factura de Compras:
Descripción: Coincide las transacciones salientes con las facturas de compra de proveedores.
- Usar para: Coincidir transacciones con facturas para bienes o servicios entregados a ti. Por ejemplo, si has comprado suministros de oficina a un proveedor, coincidirías el pago realizado con la factura de compra recibida.
- No usar para: Gastos personales (usar gastos no relacionados con el negocio) como comidas, bebidas o ropa.
Gastos personales (no de negocio):
Descripción: Identifica gastos personales pagados con fondos corporativos.
- Usar para: Identificar gastos como comida, bebidas, comidas o ropa pagados con fondos corporativos. Por ejemplo, si has usado tu tarjeta de crédito de la empresa para pagar un café o almuerzo, lo categorizarías como un gasto personal.
- No usar para: Gastos que son gastos de negocios y tienen una factura de compra clara emitida por el proveedor o proveedor de bienes.
- Ten en cuenta: Estos gastos conllevan pago de impuestos en Estonia (Taxation act, § 51.).
Comisión Bancaria:
Descripción: Indica tarifas o comisiones bancarias.
- Usar para: Identificar cargos bancarios mensuales por mantenimiento de cuenta o tarjeta. Por ejemplo, si tu banco deduce una tarifa mensual por mantener tu cuenta comercial, lo categorizarías como una cuota bancaria.
- No usar para: Gastos no relacionados con tarifas o comisiones bancarias.
Pago Estatal:
Descripción: Indica las tasas y tarifas que se pagan al gobierno estonio por actividades relacionadas con el registro, pago de impuestos, etcétera.
- Usar para: pago de impuestos o IVA tras la elaboración de tus informes a la oficina de Hacienda Estonia (EMTA).
- También para: Identificar tasas gubernamentales por cambios comerciales. Por ejemplo, si has pagado tasas de registro para actualizar la información de la empresa ante las autoridades, lo categorizarías como una cuota estatal.
- No usar para: Servicios pagados a instituciones gubernamentales, notarios o abogados por servicios que necesitan una factura.
Devolución del Estado:
Descripción: Indica reembolsos emitidos por el estado, la oficina de impuestos, EMTA, el registro de empresas e-Business u entidades similares, a la empresa.
- Usar para: Reembolsos de impuestos pagados en exceso, devoluciones por tasas excesivas pagadas a entidades gubernamentales o reembolsos del registro de empresas e-Business por pagos relacionados con el registro.
- También para: Identificar reembolsos recibidos de la oficina de impuestos u otras agencias gubernamentales por pagos excesivos o cargos erróneos.
- No usar para: Reembolsos de entidades privadas, reembolsos por servicios prestados por notarios, abogados u otros profesionales privados.
Dieta de viaje:
Descripción: Indica las dietas diarias para viajes de negocios aprobados.
- Usar para: Identificar reembolsos por gastos diarios durante viajes de negocios. Por ejemplo, si has recibido una dieta diaria para comidas durante un viaje de negocios, lo categorizarías como una dieta diaria.
- No usar para: Alojamiento o billetes de avión (esos son compras y necesitan una factura), pagarte un "salario" utilizando la dieta diaria como excusa.
Movimiento Interno entre bancos de la empresa:
Descripción: Indica transacciones entre cuentas bancarias corporativas.
- Usar para: Indicar transferencias entre cuentas comerciales. Por ejemplo, si has transferido fondos de tu cuenta corriente comercial a tu cuenta de ahorros comercial, lo categorizarías como un movimiento interno de fondos.
- No usar para: Transacciones entre tu empresa estonia y otra empresa, incluso si posees ambas empresas. Interno significa de la misma empresa exacta.
Reembolso de gastos personales
Descripción: Indica que un miembro de la empresa realizó un gasto personal con los fondos corporativos de la empresa y luego reembolsó el dinero a la empresa. Se relacionará con dos transacciones. Una de ellas es la transacción del gasto. La otra (por la cantidad exacta) debe provenir de la cuenta personal de uno de los miembros de la empresa (se verificará el remitente de la transacción).
- Usar para: indicar que realizaste un gasto no relacionado con el negocio con los fondos de la empresa pero reembolsaste ese dinero a la empresa.
- No usar para: transferir dinero entre dos entidades o individuos que no tienen nada que ver con la empresa. Estas transacciones a terceros requieren facturas de venta o compra.
Capital Social (Contribución al):
Descripción: Indica pagos por contribuciones de capital social.
- Usar para: Declarar pagos por contribuciones de capital social. Por ejemplo, si un accionista agrega fondos adicionales a la empresa después de aumentar el capital social, lo categorizarías como una contribución de capital social.
- No usar para: Dividendos.
Dividendos:
Descripción: Indica pagos de dividendos de la empresa a los accionistas.
- Usar para: Distribuir ganancias a los accionistas. Por ejemplo, si la empresa distribuye ganancias a sus accionistas al final del año fiscal, lo categorizarías como dividendos.
- No usar para: Pagar la contribución de capital social de tu empresa.
Verificación de Tarjeta:
Descripción: Indica cargos de verificación de tarjetas de comerciantes.
- Usar para: Identificar pequeños cargos por verificación de tarjeta. Por ejemplo, si un comerciante cobra una tarifa nominal para verificar tu tarjeta de crédito, lo categorizarías como una verificación de tarjeta.
- No usar para: Tarifas de tarjetas de tu banco (usa la conciliación "Tarifas bancarias" para eso).
Reembolso Bancario:
Descripción: Indica cashbacks bancarios por intereses ganados.
- Usar para: Registrar cashbacks por intereses ganados. Por ejemplo, si la cuenta bancaria de tu empresa ofrece recompensas de cashback por mantener un saldo mínimo, lo categorizarías como un cashback bancario.
- No usar para: Ingresos por intereses ganados en préstamos u otros activos que generan intereses, usa "Intereses recibidos" para eso.
Reserva de Fondos Retenidos y Reserva de Fondos Liberados
Descripción: Estas dos conciliaciones cubren un escenario muy específico en el cual una cantidad de dinero se retiene como garantía por parte de una entidad bancaria, procesador de pagos o pasarela de pagos.
- Hay un banco o pasarela de pagos (por ejemplo: Stripe) que se utiliza para recibir dinero de tus clientes. Después de recibir algo de dinero, esta entidad retiene una cantidad como "Retención/Reserva de Fondos" como garantía para asegurarse de que tienes fondos para pagar en caso de contracargos, reembolsos, etc.
- Luego, después de algún tiempo, el banco/pasarela de pagos acredita este dinero de vuelta a la cuenta como "Liberación de Reserva de Fondos".
Ganancias por Comisiones:
Descripción: Identifica una pequeña comisión o tarifa obtenida de un banco o proveedor de servicios por algún tipo de registro de afiliado o referencia. Esta comisión debe ser pequeña y ocasional. Si la actividad principal del negocio se basa en enlaces de afiliados o referencias para productos o servicios, necesitas solicitar una factura a las agencias con las que trabajas.
- Usar para: identificar pequeñas comisiones obtenidas por una referencia o registro de afiliado, por ejemplo, si refieres a un nuevo cliente a Revolut Business usando tu enlace de afiliado, ganas una pequeña comisión.
- No usar para: ingresos por afiliados o ingresos por referencias que son recurrentes, altos en volumen, o constituyen la actividad principal de tu negocio. Si tu negocio se basa en un blog donde recomiendas productos a tu audiencia y ganas comisiones de afiliados por ello, necesitas solicitar facturas a tus proveedores.
Fondos Añadidos para Inversión:
Descripción: Identifica una transacción saliente que añade dinero a una plataforma de inversión (por ejemplo, Mintos, eToro, Kraken, etc.). Esta transacción representa fondos que el cliente ha transferido desde su cuenta bancaria a la plataforma de inversión.
- Usar para: transacciones salientes desde la cuenta bancaria del cliente hacia una plataforma de inversión. Ejemplo: transferir 1000€ desde tu cuenta bancaria a tu cuenta en eToro.
- No usar para: cualquier otro tipo de transferencia que no esté relacionado con añadir fondos a una plataforma de inversión.
Fondos Retirados de Inversión:
Descripción: Identifica una transacción entrante desde una plataforma de inversión de regreso a la cuenta bancaria del cliente. El dinero retirado puede ser una combinación del capital inicial recuperado y el retorno de la inversión. Al hacer esta conciliación, solicitamos a los clientes que especifiquen qué parte del monto retirado es capital y qué parte es interés recibido.
- Usar para: transacciones entrantes desde una plataforma de inversión a la cuenta bancaria del cliente. Ejemplo: retirar 1500€ desde tu cuenta en Kraken a tu cuenta bancaria, de los cuales 1000€ son capital y 500€ son intereses.
- No usar para: cualquier otro tipo de transacción entrante que no esté relacionado con retirar fondos de una plataforma de inversión.
- Nota: este matching antes aparecía como "Interés recibido". El nuevo matching es más completo ya que permite especificar cuanto de principal e interés se incluye en la transacción.
Intercambios Internos (plataformas de inversión)
Descripción: Intercambios Internos se refiere a transacciones que ocurren dentro de una plataforma de inversión en la que tu negocio ha invertido (ej: eToro, Kraken, Peerberry). Estas transacciones son intercambios puramente internos dentro de la plataforma y no deben ser considerados para fines contables. Representan reasignaciones internas de fondos en lugar de ingresos o gastos externos.
- Usar para: Identificar movimientos dentro de una plataforma de inversión en la que estás invirtiendo que suceden meramente dentro de la propia plataforma como resultado de las operaciones de inversión en la misma.
- No usar para: Movimientos a fuentes externas, incluyendo pagos, facturas, comisiones, gastos de negocio, o transacciones salientes a cuentas personales.
Importante: Si tienes dudas, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda con la conciliación de transacciones y garantizar una contabilidad precisa.
Opciones de Enlace / Conciliación No Soportadas O Descontinuadas.
- Reembolso/Refund: El anterior tipo de conciliación "reembolso" se ha discontinuado debido a mejoras en el sistema y requisitos de cumplimiento normativo. En adelante, los reembolsos deben coincidir con una nota de crédito para garantizar una documentación y contabilidad precisas. Si tu empresa emite un reembolso a un cliente, deberás generar una nota de crédito para registrar la transacción correctamente. Del mismo modo, si recibes un reembolso de un proveedor, asegúrate de que proporcionen una nota de crédito con fines de conciliación.
- Donaciones: Lamentamos informarte que la opción de conciliación de "donaciones" ya no es compatible en Companio. Esta decisión se tomó para optimizar nuestra plataforma y centrarnos en las funcionalidades principales. Si tu empresa participa en actividades de donación o caritativas, te recomendamos cambiar a otro proveedor.
- Préstamos Personales: Los préstamos personales ya no son compatibles en Companio. En su lugar, te recomendamos explorar métodos alternativos para financiar tu empresa, como aumentar el capital social. Los préstamos personales pueden complicar los registros financieros de tu empresa y pueden generar desafíos durante el informe anual, especialmente si tu empresa experimenta dificultades financieras o quiebra. Al aumentar el capital social, puedes inyectar fondos adicionales en tu empresa de manera transparente y conforme.
- Costos de Entretener a Invitados: Hemos descontinuado el soporte para gastos relacionados con el entretenimiento de invitados. Estos gastos, incluidas comidas, bebidas y entretenimiento, se consideran no relacionados con el negocio y pueden generar responsabilidades fiscales en Estonia. Es importante separar los gastos personales y comerciales para garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales y mantener registros financieros precisos. Recomendamos abstenerse de utilizar fondos corporativos para gastos de entretenimiento personal para evitar posibles implicaciones fiscales.
- Decremento del capital social: disminuir el capital social no forma parte de las actividades admitidas por Companio.
Actualizado el: 28/06/2024
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