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Estos son algunos ejemplos de gastos que no se consideran deducibles:

Gas y gasolina, y viajes en coche dentro del mismo país. Los viajes entre países para visitar clientes son deducibles, pero para evitar que utilices tu coche para uso personal, los gastos de gasolina dentro de tu país están excluidos. Sin embargo, el transporte público siempre es deducible.

Alimentos, comidas, gastos de almuerzo.

Vacaciones y viajes de placer, obviamente. Y cuidado también si decides “visitar a un cliente” del 24 al 26 de diciembre, por ejemplo.

Oficina permanente (más de 6 meses al año). Esto es para evitar que tu país de origen (o cualquier otro país) considere a tu empresa residente fiscal allí.

Cuota de solicitud or renovación de la e-Residency.

No se permite tener una oficina o instalaciones por más de 6 meses al año.

Los gastos deducibles de tu empresa (es decir, que tengan sentido dada la actividad de tu empresa) están libres de impuestos, porque son dinero que se reinvierte en la empresa. Sin embargo, para poder deducirlos contablemente, deben cumplir con una serie de normas:

Debe existir una justificación. Por ejemplo, para el alojamiento en Airbnb, tienes que probar que vas a trabajar con una startup, o visitar a un cliente, o asistir a una conferencia, o estudiar cultura para tu blog, si es tu principal fuente de ingresos.

Tienes que contar con respaldo documental, es decir, una factura o contrato que lo justifique. Si es un alojamiento de AirBnB, por ejemplo, un contrato de alquiler a nombre de la empresa. En el caso de una factura, debe tener el nombre de tu empresa, número de registro, domicilio social y número de VAT o IVA (si tiene).

Se pagan con la tarjeta de la empresa, o con tu cuenta bancaria. Como excepción, puedes pagar con tus cuentas personales (como gastos “pagados de tu bolsillo” o “out of pocket expenses”) si no puedes pagar con tus cuentas o tarjetas corporativas.

Evita pagar cualquier gasto no deducible (como comida, unos pantaloneso un viaje de vacaciones) con tus cuentas o tarjetas corporativas, ya que estos gastos se reembolsarán de tus finanzas personales a los fondos de la empresa más adelante.
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