¿Qué son los gastos deducibles?

Los gastos justificables o deducibles son aquellos imputables a la empresa, es decir, gastos empresariales legítimos pagados por la empresa y correctamente respaldados por la documentación requerida. Gracias al innovador sistema fiscal estonio, estos gastos están exentos de impuestos. Se consideran dinero que estás reinvirtiendo en la empresa.

Debido al mayor nivel de control por parte de la Agencia Tributaria y de Aduanas de Estonia sobre el tipo y contenido de las facturas, Companio solo puede aceptar gastos cuando se proporciona la documentación justificativa adecuada.
Básicamente, un gasto deducible debe estar directamente relacionado con la actividad de tu empresa y no debe implicar que tengas un establecimiento permanente en otro país, ya que esto podría afectar a la residencia fiscal de tu empresa.

Algunos ejemplos son:

• Los gastos de tus servidores y web: hosting, dominios, y cualquier otro servicio web que necesite tu negocio.
• Herramientas administrativas y software online u offline de gestión, contabilidad, etc.
• Herramientas web, suscripciones y software que necesitas para desarrollar tu actividad.
• Costes de telecomunicación: los costes de comunicación son deducibles siempre y cuando no sean "líneas fijas" o supongan un "establecimiento permanente" (incluye líneas de oficinas fuera de Estonia). Puedes deducir el teléfono móvil e internet solo para dispositivos móviles.
• Suministros de oficina fungibles.
• Viajes de negocios: Los vuelos, viajes en tren, alquiler de vehículos y alojamiento necesarios para viajes de negocios legítimos pueden ser deducibles cuando están correctamente documentados. Esto también puede incluir viajes necesarios a Estonia, por ejemplo, cuando sean necesarios para realizar trámites relacionados con la empresa.

En el caso de vuelos y viajes en tren, debes obtener una factura correctamente emitida a nombre de tu empresa. Un billete, recibo o confirmación de reserva emitido únicamente a nombre personal del propietario o del viajero no es suficiente. Las aerolíneas y los operadores ferroviarios suelen ofrecer formas de solicitar una factura para empresas. Si no la recibes automáticamente, ponte en contacto con la aerolínea o el operador ferroviario y solicita una factura corporativa que incluya los datos de tu empresa.

• Comisiones de pasarelas de pago: Comisiones cobradas por las pasarelas de pago utilizadas por tu tienda online u otros servicios empresariales.
• En casos excepcionales, un almuerzo de negocios podría ser deducible, pero requerirá que contrates un servicio de catering y obtengas una factura de ellos para tu empresa. Esto es para un evento especial que puede justificarse por razones comerciales, no simplemente porque quieras tomar un Chai Latte en tu cafetería favorita. Recuerda, estos gastos, incluso con la factura, se declararán como "Gastos de entretenimiento de invitados" o incluso "gastos no comerciales", y estarán sujetos a responsabilidad fiscal (lo que significa que deberás pagar impuestos por ellos). Por lo tanto, es realmente más económico pagar tu café con tu dinero. Ten en cuenta que Companio no admite gastos personales como comidas, bebidas, alimentos o ropa.

Gastos de transporte local

Los gastos de transporte local, como autobuses, metro, taxis y servicios de transporte mediante aplicaciones, no son aceptados por Companio como gastos empresariales deducibles.
Esto se debe a que no es posible distinguir de forma fiable si estos desplazamientos corresponden a un uso empresarial o personal. Por este motivo, no deben presentarse como gastos deducibles, incluso si se producen durante un viaje de negocios.

Comidas y gastos de representación

En casos excepcionales, un almuerzo de negocios o un gasto similar puede estar relacionado con un evento empresarial legítimo. Sin embargo, deberá contar con la documentación adecuada, como una factura emitida a nombre de tu empresa por un proveedor de catering.
Estos gastos pueden clasificarse como Gastos de entretenimiento de invitados o gastos no comerciales y, por tanto, pueden generar obligaciones fiscales.
Companio no admite gastos personales como comidas, bebidas, alimentos o ropa como gastos empresariales deducibles.

Recuerda: la factura es fundamental

Que un gasto esté relacionado con tu actividad empresarial no es suficiente por sí solo. El documento justificativo también debe cumplir con los requisitos contables aplicables.
Siempre que sea necesaria una factura, asegúrate de que:

• Está emitida a nombre de tu empresa.
• Incluye la información necesaria de tu empresa y del proveedor.
• Describe claramente los productos o servicios adquiridos.
• Cumple con los requisitos aplicables para las facturas.

Si un proveedor, una aerolínea u otro prestador de servicios te entrega inicialmente un recibo personal o una confirmación de reserva, ponte en contacto con ellos y solicita una factura correctamente emitida a nombre de tu empresa antes de presentar el gasto a Companio.

Actualizado el: 10/08/2026