¿Cómo funcionan los viajes de negocios para freelancers y empleados EOR?

Al registrar un viaje de negocios para un freelance o un empleado contratado a través de Companio Work (EOR) en la sección Viajes del dashboard, es importante tener en cuenta algunas reglas y limitaciones clave. Esta guía explica cómo se gestionan los viajes específicamente para estos dos perfiles, y en qué se diferencian de otros tipos de viajeros como empleados internos o miembros del consejo.

¿Los freelancers y empleados EOR tienen derecho a dietas?

No. Ni los freelancers ni los empleados EOR tienen derecho a dietas diarias. Este beneficio está reservado únicamente para los miembros del consejo. Al registrar un viaje para un freelance o un empleado EOR, el campo Dieta diaria siempre aparecerá como “No aplicable”.

¿Qué debe acordarse antes de que comience el viaje?

Todos los viajes de negocios para freelancers y empleados EOR deben estar claramente acordados de forma previa entre la persona que viaja y la empresa. Esto incluye:

• El propósito y alcance del viaje
• La duración estimada
• Los costes que cubrirá la empresa

Dado que ninguno de estos perfiles se considera empleado interno en el sentido tradicional, el viaje debe ser confirmado expresamente por ambas partes antes de la fecha de inicio.

En el caso de los freelancers, también es necesario que el derecho a realizar viajes de negocios esté incluido expresamente en su contrato.

¿Qué tipos de gastos pueden cubrirse?

Las principales categorías de gasto que pueden cubrirse tanto para freelancers como para empleados EOR son:

• Gastos de transporte (por ejemplo, billetes de avión, tren, taxis)
• Gastos de alojamiento (por ejemplo, estancias en hoteles)

Estos gastos deben estar claramente definidos y aprobados previamente por la empresa, que puede deducirlos como gastos deducibles.

Diferencia importante:

• Freelancers: Pueden facturar estos gastos a la empresa.
• Empleados EOR: Por el contrario, estos empleados no emiten facturas a la empresa.

¿Se pueden reembolsar otros costes?

Esto depende del perfil del viajero:

• Freelancers: Sí, pero solo si han sido aprobados explícitamente antes del viaje. Algunos ejemplos pueden ser espacios de coworking, transporte adicional o gastos similares directamente relacionados con la actividad profesional. El freelance debe emitir una factura de proveedor por cada concepto cubierto.
• Empleados EOR: No. Los empleados EOR no pueden facturar a la empresa ni solicitar reembolso por ningún gasto adicional fuera de transporte y alojamiento. Estos costes no están permitidos en ningún caso.

¿Se cubren los gastos no deducibles?

No. Los gastos que no sean deducibles según la normativa fiscal de Estonia no serán cubiertos por la empresa, independientemente del perfil del viajero. Todos los costes reembolsables deben estar debidamente documentados y estar directamente relacionados con el propósito empresarial del viaje.

¿Qué ocurre una vez registrado el viaje?

Tan pronto como se registra un viaje para un freelance o un empleado EOR en el dashboard, el estado del viaje pasa automáticamente a Aprobado. Esto significa que:

• No existe un proceso de revisión o validación por parte del equipo de Companio tras el envío.
• Es esencial que todas las condiciones del viaje, autorizaciones y acuerdos de costes estén claramente definidos antes de registrar el viaje.

Por este motivo, se recomienda no registrar ningún viaje hasta que todos los detalles estén completamente acordados y documentados.

Actualizado el: 17/07/2025