¿Cómo gestiono las devoluciones y los contracargos, y qué son las credit invoices (facturas de crédito)?

Devoluciones (refunds) de gastos de la empresa

Si una empresa que te cobró por un producto o servicio emite un reembolso parcial o total por cualquier motivo, esto es lo que debes hacer:

Habrás recibido una factura inicial de ese proveedor por el monto original que tu empresa fue cobrada. Supongamos que fue por 1.000€, así que tienes un pago saliente de 1.000€ y una factura por esa cantidad.

Cuando emitan el reembolso por una cierta cantidad, digamos 100€, necesitas solicitarles una factura de abono (credit invoice) por esa cantidad. Esta factura de abono generalmente mostrará la cantidad negativa (en este caso, -100€) y tendrá un número de factura diferente. El concepto suele ser algo como "Reembolso por la factura XXXXXX".

Asegúrate de subir esa factura de abono a la sección de compras de Companio. Aunque se te esté devolviendo el dinero, no es una venta, sino un gasto "negativo".

Devoluciones (refunds), contracargos (chargebacks), o facturas sin pagar por tus clientes

Desafortunadamente, tarde o temprano todas las empresas tienen que realizar devoluciones o reembolsos a clientes. También es posible que tengas casos de impagos, en los que los clientes no pueden o quieren hacerse cargo de tus facturas.

Después de un contracargo o una devolución, puede ser que no tengas claro qué hacer con la contabilidad. Cobraste al cliente y emitiste una factura, pero el pedido se canceló o reembolsó, o se produjo el contracargo, y ahora ese dinero no está en tu cuenta. También puede que subieras la factura a la plataforma y tiempo después te des cuenta de que el cliente no te ha pagado, ni va a hacerlo.

Entonces, ¿qué debes hacer con la factura?

Si ya subiste la factura a la plataforma, no hay problema, simplemente tienes que emitir una factura de crédito para compensar el reembolso o el contracargo.

Tanto si tenemos una devolución o un contracargo la situación es la misma: hay un pago inicial del cliente, por ejemplo, 100 €, y emites una factura para el cliente por 100 €, con el número de factura xxxx, que se pagó a tu cuenta bancaria de empresa.

Más tarde, hay un contracargo o le devuelves todo o parte del dinero al cliente. En ambos casos, emitirás una factura de "crédito". Es similar a una factura normal pero en números negativos, y tiene en cuenta el IVA o VAT si es necesario.

Si la devolución es total, crearás una factura con un número de factura diferente, aaaa, pero exactamente con los mismos datos del cliente (nombre, dirección, código de registro si fuera una empresa, etc), por -100€. Deberás especificar "reembolso de la factura xxxx" o "contracargo de la factura xxxx" como asunto o concepto de la factura.


Si fue una devolución parcial, por ejemplo, 20€, emitirás una factura por -20€.

Ten en cuenta que si aplicaste el IVA a la factura original, el IVA debe tenerse en cuenta en la factura de crédito. Entonces, si tenía IVA y la factura era de 100 € + 22 € de IVA (22%), si devuelves un total de 24,4 €, 20 € es el subtotal y 4,4 € corresponde al IVA, lo especificarás en la factura de crédito. Es decir:

Subtotal: -20€
IVA (22%): -4,4€
Total (IVA incluido): -24,4€

Después de generar esta factura de crédito, solo tienes que subirla a la sección de ventas de la plataforma de Companio, ya que aunque sea una transacción negativa, se considera una "venta negativa", no un gasto de negocio.

Actualizado el: 10/10/2024