¿Puedo declarar gastos de viaje para los viajes de negocios?

Sí, algunos gastos incurridos durante un viaje de negocios legítimo pueden ser deducibles cuando están correctamente documentados. Veamos los requisitos para declararlos correctamente.

Billetes de avión

Para que los billetes de avión puedan aceptarse como gasto de empresa, debes obtener una factura válida que incluya los datos legales de tu empresa.
El nombre del pasajero también puede aparecer en la factura, pero el documento debe incluir los datos de la empresa. Un billete, confirmación de reserva, justificante de pago o tarjeta de embarque emitido únicamente a nombre del viajero no se acepta como factura de empresa.

Las aerolíneas y otros proveedores de transporte normalmente pueden emitir o volver a emitir una factura con los datos de la empresa si se solicita. Si es necesario, ponte en contacto directamente con el proveedor después de realizar la reserva para solicitar la factura correcta.

Puedes conservar el billete y la tarjeta de embarque como documentación adicional que justifique el viaje de negocios, pero no sustituyen la factura de empresa necesaria para deducir el coste del vuelo.

Gastos de alojamiento

La misma regla se aplica a los gastos de alojamiento, como hoteles o Airbnb.
Para que el alojamiento pueda aceptarse como gasto de empresa, debes obtener una factura válida que incluya los datos legales de la empresa. Una confirmación de reserva, un recibo o una factura emitida únicamente a nombre personal del viajero no es suficiente.

Los hoteles y otros proveedores de alojamiento normalmente pueden emitir una factura con los datos de la empresa si se solicita. Si no recibes automáticamente la factura correcta, debes ponerte en contacto con el proveedor y pedir que la emita o vuelva a emitir incluyendo los datos de tu empresa.

Gastos relacionados con viajes no deducibles y dietas diarias

Durante un viaje de negocios pueden surgir pequeños gastos para los que no sea razonablemente posible obtener una factura adecuada a nombre de la empresa, como determinados billetes de transporte público, aparcamiento, comidas, cafés u otros gastos menores similares.
Estos billetes o recibos no pueden subirse y deducirse como facturas de empresa si no contienen los datos legales de la compañía.

Sin embargo, cuando el viaje cumple los requisitos para recibir Dieta Diaria, determinados gastos menores del viaje pueden cubrirse mediante esta dieta. Para ello, el viaje de negocios debe haberse registrado correctamente y la Dieta Diaria debe haber sido solicitada y aprobada.

Recuerda que la Dieta Diaria solo se aplica a viajeros elegibles y a viajes de negocios válidos. Esto no convierte el transporte local ni los gastos personales en gastos deducibles independientes de la empresa.

Cómo declararlos con Companio

Antes de que cualquier miembro de tu equipo inicie un viaje de negocios, es importante registrar el viaje en la sección de "Viajes" en Companio 2.0.
A continuación, sigue el proceso correspondiente según el tipo de gasto:

• Vuelos, alojamiento, alquiler de vehículos y otros gastos de viaje importantes: sube una factura válida que incluya los datos de la empresa.
• Billetes o recibos emitidos únicamente a nombre del viajero: no se aceptan como facturas de empresa.
• Gastos menores de viaje elegibles sin factura de empresa: pueden cubrirse mediante la Dieta Diaria, cuando corresponda.

Entonces, en esta FAQ, explicamos cómo declarar los gastos de viaje, tanto deducibles (como transporte, alojamiento, el taxi al aeropuerto, etc.) como no deducibles (comidas, cafés, conexión a internet, etc.).

Recuerda que, en caso de emergencia, puedes pagar un gasto elegible de la empresa con tu tarjeta personal o incluso en efectivo y declararlo posteriormente como un gasto pagado de tu bolsillo. Sin embargo, haberlo pagado personalmente no elimina la obligación de obtener una factura válida con los datos de la empresa.

Actualizado el: 14/08/2026