El sistema empresarial de Estonia es flexible y permite que los miembros de la junta directiva de una empresa puedan pagar ocasionalmente gastos empresariales utilizando dinero personal.

Por ejemplo, imagina que Ana está de viaje de trabajo y olvida su tarjeta de empresa. En ese caso, puede pagar un vuelo u otro gasto relacionado con la empresa utilizando su tarjeta personal. Esto es totalmente válido siempre que el gasto sea realmente empresarial y la factura esté emitida a nombre de la empresa. Este tipo de gastos se conocen como Gastos Pagados de Tu Bolsillo (“Out-of-Pocket Expenses”).

Posteriormente, la empresa puede devolver ese dinero a la persona que realizó el pago sin generar impuestos adicionales, siempre que el proceso se gestione correctamente.

¿Quién Puede Declarar Gastos Pagados de Tu Bolsillo?

Cualquier miembro de la junta directiva de una empresa en Estonia puede pagar gastos empresariales con dinero personal y posteriormente solicitar el reembolso a la empresa.

Importante:

• El gasto debe estar relacionado con la actividad empresarial
• Siempre debe existir una factura válida emitida a nombre de la empresa
• El importe reembolsado debe coincidir con el gasto original

¿Cómo Declarar y Conciliar Gastos Pagados de Tu Bolsillo en Companio?

Sigue estos pasos en Companio:

1. Sube la Factura

Sube la factura o recibo a Companio como haces habitualmente.

Asegúrate de que la factura esté emitida a nombre de la empresa.

2. Marca el Gasto como “Pagado de Tu Bolsillo”

Al clasificar la factura, selecciona la opción Gastos Pagados de Tu Bolsillo (“Out-of-Pocket Expenses”).

Esto informa al equipo contable de que el gasto fue pagado utilizando fondos personales.

3. Reembolsa el Dinero Desde la Cuenta de Empresa

Realiza una transferencia desde la cuenta bancaria de la empresa hacia la cuenta personal que pagó originalmente el gasto.

Si es posible, añade una descripción clara en la transferencia, por ejemplo:

• “Reembolso gasto empresarial”
• “Reembolso viaje de trabajo”

4. Concilia el Movimiento Bancario con la Factura

Cuando la transferencia aparezca en la sección de movimientos bancarios, concilia ese movimiento con la factura correspondiente.

Como la factura fue marcada como “Pagado de Tu Bolsillo”, el contable entenderá que la transferencia hacia la cuenta personal corresponde a un reembolso válido y no a un gasto personal.

Notas Importantes

• Siempre debe existir una factura válida vinculada al reembolso
• El importe del reembolso debe coincidir con el gasto original
• Si relacionaste incorrectamente la factura anteriormente, puedes volver a vincularla en cualquier momento
• Este tipo de gastos debe utilizarse únicamente para gastos empresariales legítimos y ocasionales

Actualizado el: 15/05/2026