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Para cambiar la dirección legal y la persona de contacto de tu empresa tienes que seguir los 9 pasos de los que vamos a hablar a continuación.

1. Accede al e-Business Register e inicia la solicitud

Inicia sesión en el e-Business Register.
Una vez dentro, verás una lista de tus empresas. Haz clic en el nombre de tu empresa.
Aparecerá una nueva pantalla que muestra información sobre tu empresa. Haz clic en el botón azul "Change the data". Cuando te pregunte: "Are you sure you want to start filling out the data change application?", haz clic en "Yes".
A continuación, verás una nueva pantalla con algunas secciones que contienen los datos de tu empresa.

2. Cambia la dirección

Vete a la sección "Contactos", busca la dirección de tu empresa y haz clic en "Change". Aparecerá otra pantalla con tu dirección actual a la izquierda y un mapa a la derecha. En el campo de dirección, empieza a escribir "Lõõtsa 2A". Aparecerá una lista de coincidencias como se muestra en la siguiente captura:

Address Change

Asegúrate de elegir el pin verde que se encuentra en el edificio de la derecha como se muestra en la imagen. Si eliges uno de los otros, no te preocupes, simplemente vete al mapa y haz clic en el pin de la derecha correcto.

Haz clic en ”Save”. Volverás a la pantalla anterior, donde ahora debe aparecer la dirección correcta.
Si todo está bien, haz clic en "Save the changes".

3. Modifica la persona de contacto y elimina la anterior

Vete a la sección “Persons". Verás una nueva pantalla donde apareces como “Management board member”. Abajo verás la sección "Contact person" donde puede haber otra persona o empresa en la lista. Si eso sucede, primero tenemos que eliminar a esta persona. Para ello, haz clic en el botón “Delete” correspondiente a esa persona.
Ahora puedes añadirnos como persona de contacto haciendo clic en el botón "Add contact person".
Verás un formulario en la sección "Contact person addition". Haz clic en "Legal" y luego, completa nuestra información:

Business name: CompanioEstonia OÜ.
Registry code: 14522788.
Country of the registry code: Estonia.
Email: [email protected]
Address field: reemplaza la dirección como hiciste en la sección anterior (escribe Lōōtsa 2A y selecciona el marcador derecho en el mapa).

4. Modifica los Estatutos Sociales

Deberás cambiarlos silos actuales especifican que la dirección legal de
tu empresa NO está en Tallin, Harju Maakond. Si la dirección de tu empresa está en Tallinn, puedes saltar este paso y continuar con el número 5.

Para saber si necesitas modificar los estatutos:

Vete a la sección “Articles of association”.
Verás un enlace en PDF. Descárgatelo.
Abre el archivo y busca la dirección legal de tu empresa. Suele ser el artículo nº 1.2, y en estonio dice “Osaühingu asukoht on …”.
Si dice “Osaühingu asukoht on Tallinn, Harju Maakond”, ¡felicidades! Tu empresa ya está registrada en la ciudad de Tallin, por lo que no tendrás que modificar los estatutos. Puedes desplazarte hacia abajo de forma segura a “Adding the documents for the petition”.

Sin embargo, si dice algo diferente, como "Pudisoo Kula, Harju Maakond", tendrás que cambiar los estatutos.

¿Cómo cambiar los estatutos?

Haz clic en “Alter the articles of association”.
Ahora es importante saber si tus estatutos ya están digitalizados o no. Haz clic en el botón "Change", verás una pantalla con dos opciones:

Use a template for articles of association (utilizar una plantilla para los estatutos).
Upload articles of association (subir estatutos).

Le tienes que dar al primero. Si ves un botón azul que dice “Alter the latest articles of association”, los estatutos de tu empresa se han digitalizado. Eso facilitará el proceso. Si por el contrario, solo hay un botón azul que dice "Create new articles of association", tendrás que seguir otros pasos.

Veamos los dos casos.

… SI TUS ESTATUTOS NO HAN SIDO DIGITALIZADOS

En caso de que tus estatutos no hayan sido digitalizados, verás solo un botón que dice “Upload articles of association”.

Vamos a sustituir la ciudad de tu empresa en los estatutos del PDF y subirlo. Estos son los pasos:

Utiliza una herramienta de conversión de PDF A DOCUMENTO como ilovepdf.com. Sube el PDF y conviértelo en DOC.
Descarga este DOC, ábrelo, modifica el artículo con la dirección y configúralo como “Tallin, Harju Maakond”. NO MODIFIQUES NADA MÁS.
Ahora vuelve al navegador y selecciona el archivo a subir en el botón "Upload documents". Añade la fecha de aprobación en formato DD.MM.YYYY (recuerda agregar los puntos como separadores), y haz clic en la opción “The articles of association does not set out different types of shares and/or special rights”. Por último, haz clic en “Add the articles of association as a file”.
Al final, haz click en"Save".
Ya puedes añadir los documentos para la solicitud.

…SI TUS ESTATUTOS HAN SIDO DIGITALIZADOS

En este caso, el proceso es más fácil:

Haz clic en el botón “Use a template for articles of association”. Comprueba que la dirección que aparece en la sección 1.2 dice "The registered office of the company is in Harju maakond, Tallinn". De lo contrario, debería haber un botón para cambiar eso y elegir Tallin, Harju Maakond. Si el botón no aparece, debes continuar con la opción no digitalizada como se muestra en la sección anterior.
Accede a la parte inferior de la página. Selecciona la fecha actual en el campo "Date of approval" y haz clic en "Check the articles of association". No cambies nada más.
Si el sistema se queja de que algunas secciones no se han completado, probablemente se deba a las secciones 3.4 y 3.5. En ambas, elige la primera opción ("if at least 2/3 of the votes of the shareholders are given in favor of the resolution in the case specified in subsection 174 (2) of the Commercial Code." para la primera y"if at least 3/4 of the votes of the shareholders are given in favor of the resolution in the case specified in subsection 174 (2) of the Commercial Code." para la segunda) y guarda los cambios.
Si todo va bien, la página se recargará y aparecerá el mensaje “No errors were identified in the articles of association.”. Vete al final de la página otra vez. A continuación, haz clic en "Next" para continuar con el proceso en la sección “Documents”.

5. Añade los documentos para la solicitud

Es obligatorio el documento de consentimiento del domicilio legal/persona del proveedor de contacto (nosotros). Pídenos este documento, especificando el nombre de tu empresa y el código de registro, y luego:

En el área para subir documentos, sube el documento con el consentimiento que te dimos en formato .asice y selecciona "Consent of Contact Person" como tipo de documento.
A continuación, si cambiaste los estatutos, el miembro de la junta de la empresa (tú y cualquier otro miembro de la junta) tendrá que firmar y cargar una resolución aprobando el cambio. Si no necesitabas cambiarlos, puedes saltarte el resto de esta sección e ir a la siguiente (confirmar la petición).
Descarga este documento y complétalo con la información de todos los miembros. Solo tendrás que cambiar las áreas con fondo naranja. Luego expórtalo como PDF (importante), y firmad todos los accionistas y miembros de la junta el PDF digitalmente. Deberías terminar con un documento .asice.
Carga ese documento especificando el tipo de documento “Resolution of the body”.
Si tus estatutos NO estaban digitalizados, tienes que descargar el PDF, convertirlo a DOC, modificarlo y volver a convertirlo a PDF, debes subir este PDF. Solamente en ese caso. Si tus estatutos fueron digitalizados y los editaste online puedes omitir este paso.
Añade este PDF con la categoría "Other documents".
Ahora es el momento de firmar la petición haciendo clic en el botón“Confirmation of the application”.

6. Confirma y firma la solicitud

Haz clic en "Check the details of the entry petition".
Después, haz clic en el botón azul. Espera hasta que aparezca la ventana emergente para elegir tu certificado e introduce tu PIN 2.
Si el proceso de firma tiene éxito, verás la marca de firma junto a tu nombre.

7. Procede al pago

A continuación, es posible que debas pagar la tarifa estatal por el cambio de domicilio legal y persona de contacto (18 €). Por favor, sigue estas instrucciones cuidadosamente:

Selecciona “Payment of the state fee in a bank office or in the internet bank”, y elige “View details for making a payment”. Verás una pantalla con toda la información para el pago.
Elige cualquiera de los IBANs para el pago.
Vete a la web de tu banco online y realiza el pago. A continuación, vuelve a esta página, cierra la ventana emergente y haz clic en "Confirm Payment".
¡Eso es todo! No necesitas hacer nada más. No hagas clic en “Confirm the signatures”, ya que también tenemos que firmar la solicitud. Nos encargaremos de firmar y proceder con la solicitud.

8. Envía la solicitud al registro

El último paso del proceso es enviar la aplicación de los cambios al registro. Para ello, basta con proceder a la presentación en la sección "Submission of application" .
Recibirás un correo electrónico del registro confirmando la solicitud.
Si hay un error o falta algún documento, también recibirás un correo electrónico, pero asegúrate de consultar el Portal de registro de empresas con regularidad, ya que la información se actualizará allí. Tu solicitud aparecerá en la lista de "Applications" con el nombre de tu empresa.

9. Cambia la dirección en tus facturas

Una vez finalizado el proceso, y actualizada la dirección legal de tu empresa en el registro, deberás cambiar la dirección en todas tus facturas emitidas a partir de este momento . Este cambio es importante para asegurarte de que sean correctos después del cambio de la dirección legal de tu empresa.

Como siempre, si tienes problemas para cambiar la dirección legal o la persona de contacto, envíanos un mensaje y te ayudaremos.
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