Mi factura ha sido rechazada. ¿Por qué?
Nuestro incansable Accounting Guardian verifica constantemente que tus facturas sean correctas. Si detecta que una factura es incorrecta, la marcará como rechazada y te notificará para que la reemplaces con una factura adecuada. Veamos algunos ejemplos típicos:
Gastos personales, no de negocios
Fotos de baja calidad de recibos
Lista de pagos
Capturas de pantalla o capturas de correos electrónicos de pagos o pantallas de confirmación
La factura parece ser correcta... pero el fichero contiene una imagen que no puede ser leída
Una orden de pago en vez de una factura
La factura se ve borrosa o es ilegible
¿Tu documento se parece a esto?
Comidas, bebidas, ropa... No puedes pagar estas cosas con tu cuenta bancaria de la empresa, ya que no son gastos deducibles y no están soportados por Companio. Si vas a Starbucks a tomar un Chai Latte o a Zara a comprar un par de zapatos, debes pagar con tu tarjeta personal. Recuerda que debes mantener una estricta separación entre tus fondos personales y los fondos de la empresa. Esto puede diferir de algunos esquemas en otros países o legislaciones, pero ser autónomo no es lo mismo que ser propietario de una empresa.
Companio respalda a empresas, autónomos y profesionales que realizan actividades online. Esto significa que los gastos deducibles rara vez vendrán en un recibo impreso, y necesitamos que subas facturas, no recibos a la plataforma.
Un recibo no es una factura adecuada. Por lo general, carece de información importante, como el número de factura, el IVA aplicable y los datos del comprador y del vendedor.
¿Tu documento se parece a esto?
Hay tres problemas con esa foto:
En primer lugar y ante todo, esto no es una factura; es un recibo. Carece de información esencial sobre el comprador, el IVA aplicable, el número de factura e incluso la moneda.
Además, esto no es un gasto deducible para el negocio; es una compra de comida. Aquí puedes ver una lista de nuestros gastos deducibles para negocios online. En general, gastos personales como alimentos, comidas, gasolina para tu automóvil y ropa no son deducibles.
Utilizar técnicas de OCR hace que sea difícil extraer información de manera confiable de tales fotos, especialmente si la imagen está sesgada o tiene una iluminación deficiente.
Por favor, utiliza facturas electrónicamente generadas adecuadas o carga PDFs legibles. Es responsabilidad del vendedor (y su obligación) el darte facturas por sus productos o servicios. No puedes simplemente "inventarte" las facturas, ya que eso sería fraude documental.
¿Tu documento se parece a esto?
Esto no es una factura; es una lista de pagos. Incluso pueden ser de diferentes clientes. Por mucho que nos encantaría aceptar este tipo de archivos, no podemos.
- Cada factura debe contener una lista de productos o servicios vendidos a UNO y solo UNO de tus clientes. No puedes "fusionar" varios pagos, tickets o recibos en una sola factura.
- Considera que varios clientes pueden ser de múltiples países, o empresas o individuos, con o sin IVA, por lo tanto, sujetos a múltiples regímenes fiscales.
- Por supuesto, debe incluirse información sobre el comprador, el vendedor, el número de factura, la fecha de emisión, etc.
El propósito completo de una factura es entender de qué se trata este pago. ¿Es una venta o una compra? ¿De qué vendedor a qué comprador? ¿Cuál es el costo, hay impuestos aplicables que deben deducirse o contabilizarse?
¿Tu documento se parece a esto?
Esto no es una factura; es solo una captura de pantalla de Wise. No hay información aquí que nos permita incluir este movimiento en tus libros.
Solo sabemos que tuviste una reunión con un cliente y que hubo un gasto relacionado con esa reunión de alguna manera. No entendemos nada sobre la naturaleza de este gasto (¿es un pago por algunas bebidas? Eso no es un gasto relacionado con el negocio) o este vendedor (¿es de Europa o no, tiene un número de IVA?). Cambios en esta información pueden alterar drásticamente cómo se incluye el movimiento en tus libros de contabilidad.
Recuerda que no puedes simplemente "inventar" la factura tu. Necesitas que el vendedor de los bienes o servicios te de una factura adecuada.
¿Tu documento se parece a esto?
De nuevo, esto no es una factura; ni siquiera es un recibo; es una confirmación de pago. No podemos simplemente adivinar quién te está enviando esto (bueno, podemos, pero no deberíamos, la contabilidad se basa en datos demostrables, no conjeturas).
En general, la mayoría de facturas en PDFs contienen texto que puede ser leído por nuestro sistema. Incluso si el PDF contiene una imagen, en la mayoría de ocasiones podemos extraer dicha imagen y aplicar técnicas OCR para leer el texto contenido en la factura. Sin embargo, hay generadores de PDF que crean un fichero que no puede ser leído. Esta situación es fácil de detectar porque no puedes "copiar y pegar" el texto desde la herramienta de visualización del PDF.
Esto ocurre generalmente con facturas de venta generadas con ciertos softwares. Si estás en esta situación, por favor intenta generar PDFs legibles donde el texto pueda ser extraído o genera PDFs que contengan imágenes estándar sin comprimir (como JPG o PNG) que pueden ser procesadas por OCR.
Una orden de pago generalmente no es una factura, ya que no tiene información importante como el número de factura, datos del vendedor y comprador, etcétera. La inmensa mayoría de proveedores ofreciendo servicios digitales a tu empresa tienen a tu disposición una factura correcta en lugar de una orden de pago. Veamos un ejemplo muy frecuente:
¿Tu documento se parece a esto?
Esto es una captura de pantalla de una orden de pago de un proveedor de dominios y hosting bastante conocido. Sin embargo, dicho proveedor ofrece también facturas que se pueden descargar cómodamente desde su interfaz web, y hasta puedes establecer la dirección de envío de las facturas en PDF a tu Email Invoice Dropbox.
Esto es una factura correcta de dicho proveedor.
¿Tu documento se parece a esto?
Si la factura se ve borrosa o la imagen tiene baja calidad y es ilegible nuestro sistema no la aceptará.
La solución es subir una factura enn PDF que sea legible y de mejor calidad. Si es imposible subirla en PDF, al menos que sea clara y de buena calidad, pero recuerda que solo aceptamos facturas en formato PDF, JPG, o PNG.
Esta es una factura adecuada:
Como puedes ver, incluye toda la información que podemos necesitar:
- Información clara sobre el comprador y el vendedor, incluidos los números de IVA y (lo más importante) sus países.
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Precio claro que incluye el subtotal, el IVA aplicable y el total de la factura.
Primero, asegúrate de obtener facturas adecuadas de tus proveedores. Todos los servicios para negocios digitales (Google Workspace y Ads, servicios de marketing, Slack, herramientas de SEO, chatbots, proveedores de equipos, etc.) te proporcionarán facturas en formato PDF.
Siendo un negocio digital con actividad online, deberías poder solicitar facturas adecuadas en formato digital a tus proveedores. Si a uno de tus proveedores le lleva más de un mes emitir una factura después de que hayas pagado por el servicio, te recomendamos que te comuniques con ellos para solicitar una experiencia de facturación más rápida o consideres buscar nuevos proveedores.
Respecto a las facturas de ventas, si tu negocio tiene un volumen bajo de facturación (trabajas como autónomo y facturas a tus clientes bajo demanda), puedes usar nuestra herramienta de facturación para crear facturas adecuadas.
Las empresas con volúmenes altos de facturación utilizan soluciones de software como Prestashop, Shopify o WooCommerce en sus sitios web o plataformas de comercio electrónico para agregar un proceso de pago que solicita la información requerida de tus clientes (nombre, información comercial, dirección) para generar facturas adecuadas. Sería irrazonable que estas empresas generaran manualmente todas las facturas para sus clientes. La mayoría de estas soluciones de software te permitirán agregar una dirección de correo electrónico a la que se envían las facturas, y puedes especificar nuestra dirección de correo para enviarlas.
Gastos personales, no de negocios
Fotos de baja calidad de recibos
Lista de pagos
Capturas de pantalla o capturas de correos electrónicos de pagos o pantallas de confirmación
La factura parece ser correcta... pero el fichero contiene una imagen que no puede ser leída
Una orden de pago en vez de una factura
La factura se ve borrosa o es ilegible
Gastos personales no de negocios
¿Tu documento se parece a esto?
Comidas, bebidas, ropa... No puedes pagar estas cosas con tu cuenta bancaria de la empresa, ya que no son gastos deducibles y no están soportados por Companio. Si vas a Starbucks a tomar un Chai Latte o a Zara a comprar un par de zapatos, debes pagar con tu tarjeta personal. Recuerda que debes mantener una estricta separación entre tus fondos personales y los fondos de la empresa. Esto puede diferir de algunos esquemas en otros países o legislaciones, pero ser autónomo no es lo mismo que ser propietario de una empresa.
Fotos de baja calidad de recibos
Companio respalda a empresas, autónomos y profesionales que realizan actividades online. Esto significa que los gastos deducibles rara vez vendrán en un recibo impreso, y necesitamos que subas facturas, no recibos a la plataforma.
Un recibo no es una factura adecuada. Por lo general, carece de información importante, como el número de factura, el IVA aplicable y los datos del comprador y del vendedor.
¿Tu documento se parece a esto?
Hay tres problemas con esa foto:
En primer lugar y ante todo, esto no es una factura; es un recibo. Carece de información esencial sobre el comprador, el IVA aplicable, el número de factura e incluso la moneda.
Además, esto no es un gasto deducible para el negocio; es una compra de comida. Aquí puedes ver una lista de nuestros gastos deducibles para negocios online. En general, gastos personales como alimentos, comidas, gasolina para tu automóvil y ropa no son deducibles.
Utilizar técnicas de OCR hace que sea difícil extraer información de manera confiable de tales fotos, especialmente si la imagen está sesgada o tiene una iluminación deficiente.
Por favor, utiliza facturas electrónicamente generadas adecuadas o carga PDFs legibles. Es responsabilidad del vendedor (y su obligación) el darte facturas por sus productos o servicios. No puedes simplemente "inventarte" las facturas, ya que eso sería fraude documental.
Lista de pagos
¿Tu documento se parece a esto?
Esto no es una factura; es una lista de pagos. Incluso pueden ser de diferentes clientes. Por mucho que nos encantaría aceptar este tipo de archivos, no podemos.
- Cada factura debe contener una lista de productos o servicios vendidos a UNO y solo UNO de tus clientes. No puedes "fusionar" varios pagos, tickets o recibos en una sola factura.
- Considera que varios clientes pueden ser de múltiples países, o empresas o individuos, con o sin IVA, por lo tanto, sujetos a múltiples regímenes fiscales.
- Por supuesto, debe incluirse información sobre el comprador, el vendedor, el número de factura, la fecha de emisión, etc.
Capturas de pantalla de pagos o confirmación
El propósito completo de una factura es entender de qué se trata este pago. ¿Es una venta o una compra? ¿De qué vendedor a qué comprador? ¿Cuál es el costo, hay impuestos aplicables que deben deducirse o contabilizarse?
¿Tu documento se parece a esto?
Esto no es una factura; es solo una captura de pantalla de Wise. No hay información aquí que nos permita incluir este movimiento en tus libros.
Solo sabemos que tuviste una reunión con un cliente y que hubo un gasto relacionado con esa reunión de alguna manera. No entendemos nada sobre la naturaleza de este gasto (¿es un pago por algunas bebidas? Eso no es un gasto relacionado con el negocio) o este vendedor (¿es de Europa o no, tiene un número de IVA?). Cambios en esta información pueden alterar drásticamente cómo se incluye el movimiento en tus libros de contabilidad.
Recuerda que no puedes simplemente "inventar" la factura tu. Necesitas que el vendedor de los bienes o servicios te de una factura adecuada.
¿Tu documento se parece a esto?
De nuevo, esto no es una factura; ni siquiera es un recibo; es una confirmación de pago. No podemos simplemente adivinar quién te está enviando esto (bueno, podemos, pero no deberíamos, la contabilidad se basa en datos demostrables, no conjeturas).
PDF con una imagen dentro
En general, la mayoría de facturas en PDFs contienen texto que puede ser leído por nuestro sistema. Incluso si el PDF contiene una imagen, en la mayoría de ocasiones podemos extraer dicha imagen y aplicar técnicas OCR para leer el texto contenido en la factura. Sin embargo, hay generadores de PDF que crean un fichero que no puede ser leído. Esta situación es fácil de detectar porque no puedes "copiar y pegar" el texto desde la herramienta de visualización del PDF.
Esto ocurre generalmente con facturas de venta generadas con ciertos softwares. Si estás en esta situación, por favor intenta generar PDFs legibles donde el texto pueda ser extraído o genera PDFs que contengan imágenes estándar sin comprimir (como JPG o PNG) que pueden ser procesadas por OCR.
Una orden de pago en vez de una factura
Una orden de pago generalmente no es una factura, ya que no tiene información importante como el número de factura, datos del vendedor y comprador, etcétera. La inmensa mayoría de proveedores ofreciendo servicios digitales a tu empresa tienen a tu disposición una factura correcta en lugar de una orden de pago. Veamos un ejemplo muy frecuente:
¿Tu documento se parece a esto?
Esto es una captura de pantalla de una orden de pago de un proveedor de dominios y hosting bastante conocido. Sin embargo, dicho proveedor ofrece también facturas que se pueden descargar cómodamente desde su interfaz web, y hasta puedes establecer la dirección de envío de las facturas en PDF a tu Email Invoice Dropbox.
Esto es una factura correcta de dicho proveedor.
Factura borrosa o ilegible
¿Tu documento se parece a esto?
Si la factura se ve borrosa o la imagen tiene baja calidad y es ilegible nuestro sistema no la aceptará.
La solución es subir una factura enn PDF que sea legible y de mejor calidad. Si es imposible subirla en PDF, al menos que sea clara y de buena calidad, pero recuerda que solo aceptamos facturas en formato PDF, JPG, o PNG.
Entonces, ¿cómo es una buena factura?
Esta es una factura adecuada:
Como puedes ver, incluye toda la información que podemos necesitar:
- Información clara sobre el comprador y el vendedor, incluidos los números de IVA y (lo más importante) sus países.
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Precio claro que incluye el subtotal, el IVA aplicable y el total de la factura.
¿Qué puedes hacer para evitar rechazos?
Primero, asegúrate de obtener facturas adecuadas de tus proveedores. Todos los servicios para negocios digitales (Google Workspace y Ads, servicios de marketing, Slack, herramientas de SEO, chatbots, proveedores de equipos, etc.) te proporcionarán facturas en formato PDF.
Siendo un negocio digital con actividad online, deberías poder solicitar facturas adecuadas en formato digital a tus proveedores. Si a uno de tus proveedores le lleva más de un mes emitir una factura después de que hayas pagado por el servicio, te recomendamos que te comuniques con ellos para solicitar una experiencia de facturación más rápida o consideres buscar nuevos proveedores.
Respecto a las facturas de ventas, si tu negocio tiene un volumen bajo de facturación (trabajas como autónomo y facturas a tus clientes bajo demanda), puedes usar nuestra herramienta de facturación para crear facturas adecuadas.
Las empresas con volúmenes altos de facturación utilizan soluciones de software como Prestashop, Shopify o WooCommerce en sus sitios web o plataformas de comercio electrónico para agregar un proceso de pago que solicita la información requerida de tus clientes (nombre, información comercial, dirección) para generar facturas adecuadas. Sería irrazonable que estas empresas generaran manualmente todas las facturas para sus clientes. La mayoría de estas soluciones de software te permitirán agregar una dirección de correo electrónico a la que se envían las facturas, y puedes especificar nuestra dirección de correo para enviarlas.
Actualizado el: 14/03/2024
¡Gracias!