¿Qué es un viaje de negocios?
Un viaje de negocios se define como un desplazamiento realizado con fines comerciales que sirve a los intereses de la empresa. Tanto los miembros de la empresa (accionistas y miembros de la junta) como los empleados, incluidos los contratistas, pueden realizar viajes de negocios, aunque los contratistas no tienen derecho a la dieta diaria.
Para que un viaje sea considerado un viaje de negocios, debe cumplir con los siguientes criterios:
- Debe haber un propósito comercial claro detrás del viaje.
- El viaje debe tener fechas de inicio y fin bien definidas.
- Implica desplazarse entre dos países diferentes (incluyendo Estonia). Los viajes locales dentro del mismo país, como visitas a clientes, no se consideran viajes de negocios. Sin embargo, algunos gastos de estos viajes (como el transporte público) pueden ser deducibles.
- Viajar de España a París para asistir a la conferencia de Fintech "FinFrench" del 12 al 19 de agosto.
- Visitar a un cliente en Estonia para ayudar en el desarrollo de un producto durante un mes.
- Viajar a Italia durante dos días para firmar contratos y cerrar acuerdos con un nuevo cliente.
- Pasar 3 meses en Tailandia para "escribir sobre ello en tu blog" (aunque seas blogger).
- Viajar a tu país de origen para visitar a la familia.
- Viajes de ocio o vacaciones.
- Sé cauteloso al planificar "viajes de negocios" durante períodos vacacionales conocidos (por ejemplo, un viaje de negocios del 23 al 26 de diciembre), para evitar sospechas.
Pongamos como ejemplo el caso de un blogger de viajes que pasa tres meses en Tailandia. Si bien algunos gastos, como el alquiler temporal de una oficina o los billetes de avión, pueden ser deducibles, declarar todo el viaje como un gasto de negocio—especialmente solicitando una dieta diaria—sin un motivo comercial claro no sería aceptable.
Un viaje de negocios legítimo debe tener un propósito específico (asistir a una conferencia, trabajar con un cliente en sus instalaciones, etc.) y una duración limitada. En general, cualquier viaje de más de un mes podría generar dudas.
Para que un viaje se considere un viaje de negocios, necesitas tener documentación que respalde el propósito comercial. Esto puede ser desde entradas para una conferencia hasta un contrato firmado si un empleado viaja para trabajar con un cliente.
También deberás recopilar la documentación relacionada con cualquier gasto deducible de negocio realizado durante el viaje. Si tienes derecho a una dieta diaria, es recomendable recopilar también los recibos de los gastos no deducibles.
Para estos gastos, necesitas facturas emitidas a nombre de tu empresa, que deben subirse a la sección "Compras" de Companio.
- Billetes de avión.
- Alojamiento (hoteles, AirBnB, etc.).
- Taxi o transporte público hacia/desde el aeropuerto.
- Transporte para visitas a clientes o eventos.
- Espacios de coworking u otros gastos relacionados con el negocio.
Consejo: Muchos hoteles y AirBnB proporcionan facturas a nombre de la empresa. Abrir una cuenta empresarial con la aerolínea que uses frecuentemente te facilitará obtener facturas correctas.
Estos justifican tu dieta diaria. Reúne los recibos y súbelos a la sección "Viajes" de Companio.
- Comidas, bebidas.
- Entretenimiento (revistas, libros, etc.).
- WiFi comprado en el aeropuerto.
- Regalos o souvenirs.
- Gastos personales.
Para agregar un viaje de negocios en Companio, sigue estos pasos:
Inicia sesión en Companio y ve a la sección "Viajes".
Haz clic en "Agregar viaje de negocios" y sigue las instrucciones:
- ¿Quién viajará? Selecciona si es un miembro de la junta, accionista, empleado o contratista.
- Descripción y documentación: Añade una descripción del viaje y sube el documento que justifica el viaje de negocios.
- Origen, destino y fechas: Especifica las fechas de inicio y fin, así como los lugares de salida y llegada.
- Gastos de alojamiento y viaje: Introduce los costos estimados. Si aún no conoces los montos exactos, solo introduce una aproximación. Nuestros contables lo ajustarán más adelante si es necesario.
Nuestro sistema calculará la dieta diaria según quién viaje y la duración del viaje. También generará el documento de gastos del viaje de negocios.
Si el viajero tiene derecho a una dieta diaria, el viaje pasará al estado de "Pendiente" para ser aprobado por uno de nuestros contables.
Para que un viaje sea considerado un viaje de negocios, debe cumplir con los siguientes criterios:
- Debe haber un propósito comercial claro detrás del viaje.
- El viaje debe tener fechas de inicio y fin bien definidas.
- Implica desplazarse entre dos países diferentes (incluyendo Estonia). Los viajes locales dentro del mismo país, como visitas a clientes, no se consideran viajes de negocios. Sin embargo, algunos gastos de estos viajes (como el transporte público) pueden ser deducibles.
Ejemplos de Viajes de Negocios
Viajes de Negocios Válidos:
- Viajar de España a París para asistir a la conferencia de Fintech "FinFrench" del 12 al 19 de agosto.
- Visitar a un cliente en Estonia para ayudar en el desarrollo de un producto durante un mes.
- Viajar a Italia durante dos días para firmar contratos y cerrar acuerdos con un nuevo cliente.
Viajes que No Califican como Viajes de Negocios:
- Pasar 3 meses en Tailandia para "escribir sobre ello en tu blog" (aunque seas blogger).
- Viajar a tu país de origen para visitar a la familia.
- Viajes de ocio o vacaciones.
- Sé cauteloso al planificar "viajes de negocios" durante períodos vacacionales conocidos (por ejemplo, un viaje de negocios del 23 al 26 de diciembre), para evitar sospechas.
¿Por qué es Importante Esta Definición?
Pongamos como ejemplo el caso de un blogger de viajes que pasa tres meses en Tailandia. Si bien algunos gastos, como el alquiler temporal de una oficina o los billetes de avión, pueden ser deducibles, declarar todo el viaje como un gasto de negocio—especialmente solicitando una dieta diaria—sin un motivo comercial claro no sería aceptable.
Un viaje de negocios legítimo debe tener un propósito específico (asistir a una conferencia, trabajar con un cliente en sus instalaciones, etc.) y una duración limitada. En general, cualquier viaje de más de un mes podría generar dudas.
¿Cuáles son los Gastos Deducibles y No Deducibles en un Viaje de Negocios?
Para que un viaje se considere un viaje de negocios, necesitas tener documentación que respalde el propósito comercial. Esto puede ser desde entradas para una conferencia hasta un contrato firmado si un empleado viaja para trabajar con un cliente.
También deberás recopilar la documentación relacionada con cualquier gasto deducible de negocio realizado durante el viaje. Si tienes derecho a una dieta diaria, es recomendable recopilar también los recibos de los gastos no deducibles.
Ejemplos de Gastos Deducibles de Negocios:
Para estos gastos, necesitas facturas emitidas a nombre de tu empresa, que deben subirse a la sección "Compras" de Companio.
- Billetes de avión.
- Alojamiento (hoteles, AirBnB, etc.).
- Taxi o transporte público hacia/desde el aeropuerto.
- Transporte para visitas a clientes o eventos.
- Espacios de coworking u otros gastos relacionados con el negocio.
Consejo: Muchos hoteles y AirBnB proporcionan facturas a nombre de la empresa. Abrir una cuenta empresarial con la aerolínea que uses frecuentemente te facilitará obtener facturas correctas.
Ejemplos de Gastos No Deducibles:
Estos justifican tu dieta diaria. Reúne los recibos y súbelos a la sección "Viajes" de Companio.
- Comidas, bebidas.
- Entretenimiento (revistas, libros, etc.).
- WiFi comprado en el aeropuerto.
- Regalos o souvenirs.
- Gastos personales.
¿Cómo Agregar un Viaje de Negocios en Companio?
Para agregar un viaje de negocios en Companio, sigue estos pasos:
Inicia sesión en Companio y ve a la sección "Viajes".
Haz clic en "Agregar viaje de negocios" y sigue las instrucciones:
- ¿Quién viajará? Selecciona si es un miembro de la junta, accionista, empleado o contratista.
- Descripción y documentación: Añade una descripción del viaje y sube el documento que justifica el viaje de negocios.
- Origen, destino y fechas: Especifica las fechas de inicio y fin, así como los lugares de salida y llegada.
- Gastos de alojamiento y viaje: Introduce los costos estimados. Si aún no conoces los montos exactos, solo introduce una aproximación. Nuestros contables lo ajustarán más adelante si es necesario.
Nuestro sistema calculará la dieta diaria según quién viaje y la duración del viaje. También generará el documento de gastos del viaje de negocios.
Si el viajero tiene derecho a una dieta diaria, el viaje pasará al estado de "Pendiente" para ser aprobado por uno de nuestros contables.
Actualizado el: 06/09/2024
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