Básico
¿Qué ocurre si subo las facturas fuera de plazo?
La contabilidad en Estonia se lleva a cabo todos los meses y los plazos para enviar los informes son muy estrictos. Solo tenemos un par de semanas para hacer la contabilidad, generar los informes y facturas de miles de clientes. Es un trabajo que lleva algo de tiempo, a pesar de que en Companio apliquemos técnicas de automatización modernas. Por eso te pedimos que subas todas las facturas de tu mes anterior (facturas de venta y facturas de compra) antes del día 5 del mes siguientePocos lectores¿Necesito justificar todos los movimientos bancarios y facturas?
Para que gestionemos correctamente tu contabilidad, todos y cada uno de los movimientos bancarios en tu cuenta de empresa deben estar justificados. Las autoridades estonias son muy estrictas en ese sentido. Cada pago a proveedores necesita una factura de compra, y las ganancias necesitan una factura de ingresos. Los salarios deben declararse como tales, así como los dividendos. Para todo lo demás, tienes que informarnos, para que sepamos cómo declararlos. La regla de oro es: cada factura dePocos lectores¿Puedo subir varias facturas en un solo PDF?
Desafortunadamente, no puedes, ya que calculamos tu cuota mensual en proporción al número de facturas que hayas emitido. Ten en cuenta que si subes un PDF con varias facturas puede causarte problemas.Existen dos escenarios posibles: Si nuestros contables pasan por alto las otras facturas adjuntas en el documento, esto puede dar lugar a errores en tu contabilidad, informes presentados de forma incorrecta a las autoridades y tener que volver a hacer la contabilidad de los períodos afectPocos lectores¿Cuáles son los plazos que debo tener en cuenta para las facturas de mis clientes y proveedores?
Las regulaciones tanto de la Unión Europea como de Estonia establecen plazos y condiciones para la emisión de facturas y los pagos en el ámbito comercial. A continuación, se detallan las principales regulaciones: Directiva de la Unión Europea: La Directiva 2011/7/UE de la Unión Europea establece principios y plazos de pago en toda la UE. El plazo general para la emisión y el pago de facturas comerciales en la UE es de 30 días a partir de la recepción de la factura o la aceptación de los biePocos lectores¿Cómo apelar el rechazo de una factura en Companio?
¿Tu factura ha sido rechazada y crees que ha habido un malentendido? Aquí te mostramos cómo apelar el rechazo de un documento en Companio: Pasos: Inicia Sesión en tu Cuenta: Accede a tu cuenta de Companio con tus credenciales. Ve a la Sección de Facturas: Navega a la sección de "Facturas" en el panel principal. Encuentra tu Documento Rechazado: Las facturas rechazadas estarán claramente marcadas en la sección correspondiente, ya sea "Compras" o "Ventas". RevisaPocos lectoresCómo importar tus facturas en Companio con la importación de facturas en CSV
La funcionalidad de importación de facturas CSV permite a nuestros usuarios PREMIUM agregar todas sus facturas desde un archivo CSV directamente desde el panel de control. Nuestro sistema analizará un archivo CSV especialmente diseñado y generará las facturas contenidas en él en formato PDF, agregándolas automáticamente a tus facturas de ventas. Preparar el informe CSV Primero, necesitas preparar el documento CSV. Hay un formato específico que debes seguir para definir tus entradas de factuPocos lectores
Compras
¿Cómo gestiono las devoluciones y los contracargos, y qué son las credit invoices (facturas de crédito)?
Devoluciones (refunds) de gastos de la empresa Si una empresa que te cobró por un producto o servicio emite un reembolso parcial o total por cualquier motivo, esto es lo que debes hacer: Habrás recibido una factura inicial de ese proveedor por el monto original que tu empresa fue cobrada. Supongamos que fue por 1.000€, así que tienes un pago saliente de 1.000€ y una factura por esa cantidad. Cuando emitan el reembolso por una cierta cantidad, digamos 100€, necesitas solicitarles una facturAlgunos lectores¿Qué pasa si tengo un gasto de empresa pero no recibo la factura hasta más tarde?
Puede ocurrir que tu empresa compre algo y no reciba tu factura más tarde. Pero, ¿qué puedes hacer si es bastante tiempo, como uno o dos meses? Lo ideal es que esto no ocurra y tienes que evitar hacer negocios o comprar a este tipo de proveedores. Un proveedor debe emitir una factura poco después de que tú realices el pago. Sin embargo, si es algo puntual, no es un problema grave. La Oficina de Impuestos de Estonia dice que si el documento de gastos (que cumple con los requisitos del § 37 dePocos lectores¿Cómo subir y conciliar las facturas de Google Ads y Google Playstore Ads?
Cuando tienes una cuenta de Google Ads, Google App Ads o de Google Play Store, es posible que te hayas dado cuenta de que en la factura mensual no aparece la cantidad que esperabas. Esto se debe a que Google aumenta el saldo cada vez que realizas un pago, y luego deduce el pago por campañas, clics y otros gastos. En consecuencia, el saldo se modifica y solo entonces puedes ver la factura resultante.Pocos lectores¿Puedo pagar la mitad de mi factura usando la cuenta bancaria de la empresa para servicios de suscripción?
Puedes pagar el 50% de tu factura usando la cuenta bancaria de la empresa para servicios de suscripción, como por ejemplo proveedores de servicios de internet. Para ello, la factura tiene que estar a tu nombre y puedes agregar manualmente el nombre de la empresa e indicar que estás cubriendo el 50% de la cantidad total.Pocos lectoresCómo Subir Facturas para Pagos en Plataformas de Pago Diferido con Crédito, como Google Ads
Plataformas como Google Ads y otras son lo que llamamos "Plataformas de Pago Diferido". En esta FAQ, explicamos cómo obtener y subir las facturas correctas para estas plataformas. Entendiendo las Facturas para Plataformas de Pago Diferido Algunas plataformas operan bajo un modelo de pago diferido, como Google Adwords. En este sistema: Los clientes realizan pagos que se acreditan en sus cuentas. La plataforma deduce de este crédito a medida que se utilizan los servicios. Se pueden apPocos lectores¿Puedo deducirme los viajes en apps como Uber, Lyft o Bolt?
Sí, los viajes por motivos de negocios son deducibles. Sin embargo, necesitas obtener una factura adecuada de la aplicación de viajes compartidos, no solo un resumen del viaje o un recibo del viaje. Recibo de Lyft Algunos proveedores como Bolt te darán una factura de inmediato, pero otros como Uber o Lyft solo te proporcionarán un resumen con el costo del viaje. Eso no es una factura vPocos lectores¿Cómo obtener facturas correctas con IVA de Google One?
Google One es un servicio de suscripción en la nube de Google. Aunque es muy conveniente, especialmente para los usuarios de Android, obtener facturas con IVA correcto de Google puede ser complicado. En esta guía, te explicamos cómo asegurarte de que tus facturas de Google One se emitan correctamente para que puedas subirlas a Companio y deducir los gastos de tu suscripción en tu negocio. Facturas personales vs. Facturas de empresa Para que tu suscripción a Google One sea deducible,Popular
Preguntas frecuentes
Mi factura ha sido rechazada. ¿Por qué?
Nuestro incansable Accounting Guardian verifica constantemente que tus facturas sean correctas. Si detecta que una factura es incorrecta, la marcará como rechazada y te notificará para que la reemplaces con una factura adecuada. Veamos algunos ejemplos típicos: Gastos personales, no de negocios Fotos de baja calidad de recibos Lista de pagos Capturas de pantalla o capturas de correos elPocos lectoresMensaje de error de duplicados al subir facturas
Al subir facturas a nuestra plataforma, es posible que te encuentres con un mensaje de error que indique que la factura que estás intentando subir ya está duplicada. Queremos aclarar cómo funciona este proceso: El sistema no solo verifica el nombre físico del archivo, sino que también realiza una comprobación interna del contenido del archivo. Esto significa que si recibes una notificación de duplicados, podría deberse a que no solo coincide el nombre del archivo, sino también porque el conteniPocos lectores¿Qué hago si mi factura ha sido rechazada?
Si tu factura ha sido rechazada o se considera inválida, recibirás un email indicándote la situación, y qué factura o facturas están afectadas. Lo primero es comprender por qué se ha producido el rechazo. Generalmente, se debe a que los documentos subidos no son facturas válidas o correctas. Puede que sean capturas de pantalla de pagos, gastos personales (como café, comidas o entradas de cine), fotos de mala calidad de recibos, o documePocos lectores
Empresa en Estonia
¿Puedo pagar facturas con mis cuentas personales?
¡Sí, es posible! Por ejemplo, imagina que olvidas tu tarjeta de empresa en un viaje a San Francisco y necesitas pagar un gasto de empresa con ella. ¿Qué puedes hacer? ¡No hay problema! Puedes pagar ese gasto con tu tarjeta de crédito personal, o incluso en efectivo, pero recuerda pedir una factura para tu empresa y luego comunícanos que lo pagaste con dinero personal. Declararemos ese gasto como "gastos pagados de tu bolsillo" (“out-of pocket-expenses”), y puedes recibir un reembolso dAlgunos lectoresHe cargado un gasto no deducible a la empresa, ¿qué puedo hacer?
¿Por qué no puedo cargar gastos no relacionados con el negocio en mi cuenta corporativa? Es fundamental mantener una clara separación entre las finanzas personales y comerciales para una contabilidad y declaración de impuestos precisas. Gastos no deducibles, como compras personales como comidas, bebidas, ropa u otros artículos no relacionados con el negocio, no deben cargarse en la cuenta corporativa. En contabilidad, es crucial registrar solo los gastos directamente relacionados con las opPocos lectores¿Cómo enlazo una factura deducible que he pagado con mis fondos personales?
Imagina la situación: vas en un viaje de negocios a Roma para trabajar para un cliente, y sin darte cuenta pagas los billetes de avión con tu tu tarjeta personal (o quizás no tienes acceso a tu tarjeta de empresa en ese momento y tienes que pagar con tu dinero). Como sabes, no hay ningún problema cuando pasa esto ocasionalmente, se llama Gastos de tu bolsillo, y puedes reembolsar el dinero más tPocos lectores
¿Qué son los gastos deducibles?
Los gastos justificables o deducibles son aquellos imputables a la empresa, es decir, pagados por la empresa y deducidos como gasto empresarial. Gracias al innovador sistema fiscal estonio, estos gastos están exentos de impuestos. Se consideran dinero que estás reinvirtiendo en la empresa. Básicamente, se trata de cualquier gasto relacionado con tu actividad que no implique que tengas un establecimiento permanente en otro país, para evitar considerar a tu empresa residente fiscal allíAlgunos lectores¿Qué gastos NO son deducibles?
Estos son algunos ejemplos de gastos que no se consideran deducibles: Gas y gasolina, y viajes en coche dentro del mismo país. Los viajes entre países para visitar clientes son deducibles, pero para evitar que utilices tu coche para uso personal, los gastos de gasolina dentro de tu país están excluidos. Sin embargo, el transporte público siempre es deducible. Alimentos, comidas, bebidas, gastos de almuerzo. Vacaciones y viajes de placer, obviamente. Y cuidado también si deciAlgunos lectores"Out of pocket expenses" o "gastos pagados de tu bolsillo": qué es y cómo declararlos.
¿Qué son los "out of pocket expenses" o "gastos pagados de tu bolsillo"? El sistema empresarial de Estonia es muy flexible y ofrece muchas ventajas para los empresarios. Por ejemplo, imagina que Ana olvida su tarjeta de empresa en su viaje a San Francisco y necesita pagar un gasto del negocio. ¿Qué puede hacer? No hay problema. Ana puede pagar ese gasto con su tarjeta de crédito personal o en efectivo, pero tiene que pedir una factura para su empresa e informarnos de que lo pagó con su dineAlgunos lectores¿AirBnB es un gasto deducible?
Sí lo es, siempre que tu alojamiento sea útil para los objetivos de la empresa o sea necesario para tu actividad. Esto incluye viajes para asistir a conferencias o reunirse con el equipo de tu startup para trabajar en un proyecto. Tienes que tener en cuenta tres cosas: El tiempo máximo para poder declarar un alojamiento en AirBnB (o cualquier otro lugar) fuera de Estonia como gasto deducible es de 6 meses al año. Esto se debe a que si has estado más de 6 meses en ese alojamiento se consiPocos lectores¿Qué hago si he utilizado por accidente la tarjeta de empresa para pagar un gasto personal?
Si te encuentras en una situación en la que has utilizado tu tarjeta corporativa para un gasto personal, tienes dos opciones: Realizar un reembolso a la cuenta corporativa (Recomendado) Lo recomendable es reembolsar el importe exacto del gasto a la cuenta bancaria corporativa desde tu cuenta bancaria personal. Al realizar esta transferencia, es importante incluir en el concepto "Refund for personal expense on DD.MM.YYYY." Después, da 24-48 horas a Companio para que la transacción aparPocos lectores¿Cómo Abrir Una Cuenta En Uber Business Para Obtener Facturas Correctas?
A diferencia de otros proveedores de viajes compartidos como Bolt, Uber no te proporciona facturas adecuadas por defecto. Si pides un viaje con Uber, recibirás un recibo como este: Recibo de Uber Como puedes ver, esto no es una factura válida para tu negocio. Le faltan piezas importantes de información como: Información del vendedor Información del comprador Número dePocos lectores¿Como puedo pagar gastos (incluyendo la factura de Companio) si no tengo todavía ingresos?
Al iniciar una nueva empresa, es común no tener ingresos inmediatos ni una fuente de ingresos confiable hasta que empieces a atraer clientes y ganar tracción. En tales situaciones, podrías preguntarte cómo cubrir tus gastos empresariales. Hay varias formas de hacerlo, y algunas son más recomendables que otras. Métodos que No Recomendamos (ni Soportamos) Un método que no recomendamos implica transferir dinero a la empresa como un "préstamo empresarial" y luego devolverlo más tarde. Este enfoPocos lectores